Die 3 häufigsten Fehler bei der Aktenvernichtung I Rhenus

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Die effiziente Verwaltung und sichere Vernichtung von Akten stellen in Unternehmen zentrale Aufgaben dar, doch bringen auch Herausforderungen mit sich. Die Sicherheit ist eine entscheidende Komponente und darf nie außer Acht gelassen werden, da sensible Unterlagen sonst Unbefugten in die Hände gelangen und somit ein großer Schaden entstehen könnte. Erfahren Sie hier, welche Fehler Sie vermeiden sollten, um die Vertraulichkeit zu wahren und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Die 3 häufigsten Fehler bei der Aktenvernichtung:

Entsorgung über den Büromülleimer

Sensible Dokumente sollten niemals unbedacht im Büromülleimer entsorgt werden, da vertrauliche Informationen so in die falschen Hände geraten und das zu einem verheerenden Schaden führen könnte. Es ist ratsam, zu vernichtende Dokumente stattdessen in speziellen Sicherheitsbehältern aufzubewahren. Diese gewährleisten eine sichere Aufbewahrung, bis die Dokumente vollständig vernichtet werden

2. Entsorgen, ohne die Aufbewahrungsfristen zu beachten

In Unternehmen entstehen täglich Dokumente, die bearbeitet werden. Wenn es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, müssen diese Unterlagen nach der Bearbeitung entsprechend aufbewahrt und sicher archiviert werden. Diese Fristen legen fest, wie lange die Dokumente aus steuerlichen, handelsrechtlichen oder anderen Gründen archiviert werden müssen und variieren je nach Art des Dokumentes. Personenbezogene Daten sind gemäß Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu löschen, wenn die Zweckbestimmung (z.B. Aufbewahrungsfrist) wegfällt.

3. Einen unseriösen Dienstleister beauftragen

Für die Vernichtung der Unterlagen sollte ein professioneller Dienstleister beauftragt werden, damit dieser den Prozess übernimmt und so die Sicherheit der Verarbeitung gewährleistet. Doch Achtung! Der Dienstleister muss mit Bedacht ausgewählt werden. Beauftragt werden darf nur, wer hinreichende Garantien gem. Art. 28 DS-GVO bietet. Eine Zertifizierung durch akkreditierte Dritte nach DIN 66399 bietet eine Basissicherheit. Nur so kann eine sichere, datenschutzkonforme Vernichtung gewährleistet werden.

Sichere Aktenvernichtung mit Rhenus Data Office

Wir von Rhenus Data Office können Sie bei der professionellen Vernichtung Ihrer Unterlagen unterstützen. Melden Sie sich bei uns, und wir finden die richtige Strategie und Umsetzung für Ihre Bedürfnisse. Wir agieren datenschutzkonform und halten für Sie die nötigen Kapazitäten bereit, um Ihnen optimale Lösungen zu liefern, damit Ihre Unterlagen auch auf der letzten Meile sicher sind.

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Sicherheit geht vor: Diese 3 Fehler bei der Aktenvernichtung sollten Sie vermeiden