Die 5 häufigsten Fehler bei der Archivierung:
- Platzverschwendung (bei interner Lagerung)
Unternehmen neigen dazu, ihre sensiblen Unterlagen nicht aus der Hand geben zu wollen und lagern sie intern ein. Das kann nicht nur ein Sicherheitsrisiko darstellen (siehe Punkt 2), sondern nimmt auch eine Menge an Büro- oder Kellerfläche in Anspruch, die sinnvoller genutzt werden könnte. Besteht trotzdem der Wunsch nach einer internen Lagerung, sollte diese professionell und sicher sein. Ein Dienstleister kann das eigene Aktenlagersystem optimieren, beratend zur Seite stehen und die besten Bedingungen schaffen.
- Sicherheitsrisiko durch Unbefugte
Egal ob im Büro oder im Keller, beide Orte stellen keine sicheren Räume für eine Aufbewahrung von Archivgut dar. Viele Personen können hier unautorisiert Zugang bekommen, das kann zum Sicherheitsrisiko werden. Sensible Unterlagen sollten sicher in Kartons verschlossen in einem extra Raum gelagert werden, zu dem nicht jeder Zugang hat.
- Ordnung
Auch wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und die Akten in Kartons gelagert werden, kann es sein, dass die ein oder andere Unterlage doch noch einmal benötigt wird. Außerdem können Ämter, ehemalige Mitarbeiter*innen usw. Einsicht in Akten fordern, die dann zur Verfügung gestellt werden müssen. Ist keine klare Struktur vorhanden, kann es schwer sein, die Übersicht über das Archivgut zu bewahren.
- Sicherheitsrisiko durch falsche Lagerung
Werden Unterlagen nicht richtig gelagert (beispielsweise in zu feuchten Räumen), besteht das Risiko, dass sie von Schimmel befallen werden. Daraus kann ein Gesundheitsrisiko für Mitarbeiter*innen entstehen und für die Akten ein Sicherheitsrisiko. Durch den Befall können sie unkenntlich und somit unbrauchbar werden.
- Entsorgen, ohne die Aufbewahrungsfristen zu beachten
In Unternehmen entstehen täglich Dokumente, die bearbeitet werden. Wenn es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, müssen diese Unterlagen nach der Bearbeitung entsprechend aufbewahrt und sicher archiviert werden. Diese Fristen legen fest, wie lange die Dokumente aus steuerlichen, handelsrechtlichen oder anderen Gründen archiviert werden müssen und variieren je nach Art des Dokumentes.
Sichere Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Wir von Rhenus Archiv Services können Sie bei der professionellen Archivierung (intern oder extern) Ihrer Unterlagen unterstützen. Wir sind mit den wichtigsten Zertifizierungen zertifiziert (z.B. DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder die DIN ISO/IEC 27001 (definiert die Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS)). So kann eine sichere, datenschutzkonforme Archivierung gewährleistet werden. Melden Sie sich bei uns, und wir finden die richtige Strategie und Umsetzung für Ihre Bedürfnisse. Wir agieren datenschutzkonform und halten für Sie die nötigen Kapazitäten bereit, um Ihnen optimale Lösungen zu liefern, damit Ihre Unterlagen auch nach der aktiven Verwendung sicher sind.