Beide Prozesse haben ihre eigenen Vorteile: Die Archivierung ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente und Informationen sicher während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und bei Bedarf darauf zuzugreifen. Hier vor allem auf Unterlagen, auf die nicht mehr regelmäßig zugegriffen werden muss. Die Digitalisierung bietet Unternehmen Vorteile, wenn laufende Akten täglich im Gebrauch sind und daher schnell abrufbar sein müssen. Oftmals bietet eine Kombination aus beiden Ansätzen, zum Beispiel durch Scan-on-Demand, eine gute und kostenoptimierte Lösung.
Scan-on-Demand – ein guter Kompromiss
Scan-on-Demand ist ein Service, der oft im Zusammenhang mit der Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten angeboten wird. Bei dieser Leistung werden physische Dokumente sicher archiviert und nur bei Bedarf digitalisiert. Wenn ein bestimmtes Dokument benötigt wird, wird es gescannt und digital an den Anforderer gesendet. Dieser Service kombiniert die Vorteile der physischen Archivierung mit der Effizienz der Digitalisierung.
Die Vorteile auf einen Blick
- Kosteneffizienz: Scan-on-Demand ermöglicht es Ihnen, nur die Dokumente zu scannen, die tatsächlich und wiederkehrend benötigt werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
- Platzersparnis: Da die Dokumente in einem externen Archiv aufbewahrt werden, sparen Sie Platz in Ihren eigenen Büros und Lagerräumen bzw. internen Archiven.
- Schneller Zugriff: Mit der Scan-on-Demand-Lösung können Unternehmen schnell auf benötigte Dokumente zugreifen.
Archivierung- und Scan-on-Demand-Lösungen mit Rhenus Archiv Services
Telefon: +49 (0)2301 291200
Internet: www.aktenarchivierung.de
E-Mail: info.ros@rhenus.com