Jederzeit den Überblick
Doch wie würde dieser Ablauf aussehen, wenn sämtliche Eingangspost – egal ob Brief, E-Mail oder Fax – automatisch erfasst, digital verteilt, nachvollziehbar protokolliert und effizient verarbeitet werden würde? Die digitale Poststelle der Rhenus Mailroom Services macht dies möglich. Mit der „Easy Mailbox“ wird die physische und digitale Post zentral in der Rhenus Cloud gebündelt und ohne Zeitverlust an den richtigen Ansprechpartner beziehungsweise das passende IT-System im Unternehmen weitergeleitet.
Das transparente Schema
Bei der Ablösung der manuellen Prozesse sollte auf eine ganzheitliche Lösung geachtet werden, um die Geschäftskommunikation von der ersten Minute an zukunftsfähig zu gestalten. Dazu gehört ein standardisierter Ablauf nach einem einheitlichen Schema. Bei Rhenus umfasst die digitale Poststelle vier wesentliche Elemente.
- Ein Briefkasten für alles: Als erstes wird die Eingangspost erfasst und in einem zentralen Postfach (cloudbasiert) gebündelt.
- Zwei Wege, ein Ziel: Beim digitalen Eingang (wie E-Mail oder Website-Formulare) werden die Dokumente direkt in die Rhenus Cloud hochgeladen. Die physische Post wird sortiert und dokumentiert (Eingangsstempel, Barcode inkl. Dokumenten-ID) und anschließend digitalisiert in die Rhenus Cloud eingestellt.
- Punktgenau verteilt: Die intelligente Texterkennung (OCR/ICR) und KI-gestützte Algorithmen erkennen die Inhalte automatisch (z.B. Rechnungen, Verträge, Bewerbungen) und ordnen diese dem richtigen Ansprechpartner im Unternehmen zu.
- Reibungsloser Informationsfluss: Die digitalisierte Post wird per Webservice weitergeleitet oder direkt in die Unternehmenssoftware, beispielsweise Customer Relation Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP), übernommen.
Papierloses Dashboard statt Briefkasten
Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist die digitale Poststelle ein Gewinn. Dank der automatisierten Verteilung braucht niemand mehr ausgedruckte Mails auf Schreibtischen bereitzulegen. Stattdessen lässt sich jeder Schritt der digitalen Postverarbeitung über das individuell konfigurierbare Dashboard nachverfolgen.
Ganz nebenbei entlastet die Lösung von Rhenus Ihr Unternehmen von der Papierflut der Brief- und Faxpost sowie deren damit verbundene Lagerung. Denn im Anschluss an die Digitalisierung wird die physische Post im Rhenus Sicherheitsarchiv eingelagert, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht ist. Bei nicht aufzubewahrenden Unterlagen kann die Vernichtung auch direkt beauftragt werden. Auch Ausnahmen bildet die digitale Poststelle ab: Persönliche oder vertrauliche Sendungen übergeben Rhenus Kuriere weiter direkt an der Bürotür.
Kriterien Sicherheit und Qualität haben Priorität
Bei der Auswahl des Dienstleisters für die digitalen Poststelle empfiehlt Rhenus, darauf zu achten, dass alle Prozesse und Sicherheitsaspekte berücksichtigt sind. Dazu gehören unter anderem:
- Zertifizierte und datenschutzkonforme Cloud: beispielsweise die Rhenus Cloud mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland.
- Eindeutiges Berechtigungssystem: Dokumente werden nur an berechtigte Personen weitergeleitet.
- Protokollierung: Alle Aktivitäten werden systemseitig nachvollziehbar dokumentiert.
- Archivierung: sigitale Langzeitarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben (z. B. GoBD, DSGVO).
Die Zahlen sprechen für sich
Sie brauchen noch ein starkes Argument für die digitale Poststelle? Nach Rhenus-Schätzungen sinken die operativen Fixkosten um bis zu 30 Prozent durch Senkung der Transaktions- und Logistikkosten. Lassen Sie sich beraten, wie auch Sie diesen Prozess zukunftssicher und abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse digitalisieren.