Die 5 häufigsten Fehler bei der Akten- oder Dokumentendigitalisierung:
- „Alles“ digitalisieren
Eine Digitalisierung kann aufgrund der aufwendigen manuellen Vorbereitung teuer sein. Es ist daher sinnvoll zu überlegen, ob überhaupt der gesamte Aktenbestand digitalisiert werden sollte. Für alte, nicht häufig verwendete Unterlagen kann auch eine physische Archivierung sinnvoll sein. In diesem Fall können benötigte Unterlagen per einfachem „Scan on Demand“ zur Verfügung gestellt werden. Für die wichtigen Unterlagen sollte ein Überblick geschaffen und priorisiert werden, was letztlich digital vorliegen und genutzt werden soll. Eine Umsetzung kann dann nach Dringlichkeit und Erfordernis erfolgen.
- Die Digitalisierung selbst umsetzen
Für eine professionelle Digitalisierung braucht man Know-how und technisches Equipment auf dem neusten Stand. Andernfalls kann eine Digitalisierung schnell auch nach hinten losgehen. Beide Aspekte gewährleisten eine professionelle und schnelle Digitalisierung unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Erfordernissen je nach Aktenlage.
- Die Speicherung der Daten unterschätzen
Liegen die Daten digital vor, müssen sie sicher gespeichert werden. Für externe Datenträger oder Festplatten ist die Datenmenge oftmals zu groß und als Speicherort ungeeignet, da sie nicht genügend Sicherheit gewährleisten.
- Digitale Daten nutzen
Eine Digitalisierung ist für ein Unternehmen nicht abgeschlossen, wenn die Daten digital vorliegen. Es muss auch mit ihnen gearbeitet und benötigte Unterlagen schnell wiedergefunden werden, damit die Digitalisierung effizient ist und sich lohnt. Dazu ist es unabdingbar, sich vor einem Projekt darüber zu verständigen, wie und in welcher Form die Daten aufbereitet werden sollen.
- Aufbewahrungsfristen vernachlässigen
Nur weil die Daten digital vorliegen, verlieren die Aufbewahrungsfristen nicht ihre Gültigkeit. Sie haben weiterhin Bestand und müssen eingehalten werden. Ein Verstoß stellt eine Missachtung der Buchführungs- bzw. Aufbewahrungspflicht dar und kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Professionelle Aktendigitalisierung mit Rhenus Docs to Data
Wir von Rhenus Docs to Data können Sie bei der professionellen Digitalisierung Ihrer Unterlagen unterstützen. Melden Sie sich bei uns, und wir finden die richtige Strategie und Umsetzung für Ihre Bedürfnisse. Wir agieren datenschutzkonform und halten für Sie die nötigen Kapazitäten bereit, um Ihnen optimale Lösungen zu liefern, damit Ihre Unterlagen auch digital einen guten Eindruck machen. Wir setzen auf modernste Technik: Unsere Hochleistungsscanner können bis zu 17.000 Blatt in einer Stunde scannen. Egal ob Personalakten, Baupläne oder Bücher, an unseren Standorten kann nahezu jedes Format gescannt werden. Die Daten werden auf hochsicheren Rhenus-eigenen Servern innerhalb Deutschlands gehostet und sorgen für maximale Sicherheit.