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Rhenus Office Systems - Pressemitteilungen

Digitale Poststelle

Durch eine digitale Poststelle sparen Sie Ressourcen und treiben die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran

Physischer Briefverkehr stellt für Unternehmen in mehrfacher Hinsicht eine Herausforderung dar. Informationen müssen erfasst und an Verantwortliche weitergeleitet werden. Zudem erhalten Firmen neben physischer auch immer mehr digitale Post. Die Verantwortung über das Postfach ist also mitunter sehr zeitaufwendig und anspruchsvoll.

Intelligente Lösungen externer Dienstleister in Form von digitalen Poststellen können hier Abhilfe schaffen. Arbeitsabläufe werden beschleunigt, Porto-Rabatte oder etwa Frankier- und Kuvertiersysteme reduzieren Investitions- sowie laufende Kosten. Hinsichtlich digitaler Transformation werden ebenfalls wichtige Grundlagen geschaffen: Neu eingetroffene Dokumente werden einmal digital erfasst und zentral gespeichert. Davon profitieren einerseits Firmen mit einer sehr mobilen Belegschaft. Aber auch ganz aktuell mit Corona bedingten Einschränkungen können Workflows einfacher aufrechterhalten werden. Erfahren Sie, wie Sie durch eine digitale Poststelle Unternehmensprozesse beschleunigen, Kosten reduzieren und ohne große Investitionen höchste digitale Standards erfüllen können.

Wie die digitale Poststelle funktioniert

Die Erfassung und Distribution physischer Post erfordert viel Zeit. Außerdem birgt das manuelle Einpflegen von Daten in Systeme eine Fehlerquelle. Wenn Sie eine digitale Poststelle implementieren lassen, errichten Dienstleister entweder Service Points in Ihren Geschäftsräumen. Oder Mitarbeiter des Providers holen Ihre Post zur weiteren Verarbeitung ab. Sie legen anfangs fest, welcher Typ Information in welcher Form zu welchem Stakeholder weitergeleitet werden soll. Scanner digitalisieren Ihre Korrespondenz zuverlässig. Die Informationen werden anschließend an Ihre Mitarbeiter übertragen oder direkt in den richtigen Schnittstellen Ihres Unternehmens hochgeladen. Ihre Angestellten haben so unmittelbar Zugriff und Prozesse und Deadlines können eingehalten und Säumniszuschläge vermieden werden.

Betriebsspionage ist einer der Gründe, warum Sicherheit bei Datentransfer und -speicherung wichtig ist

Bei der Weiterleitung Ihres digitalisierten Briefverkehrs ist eine sichere Datenübertragung wichtig. Trackingverfahren bieten zusätzlichen Schutz vor Datenverlust.Deutsche Rechenzentren gelten als besonders sicher vor Betriebsspionage. Bezüglich Datenschutz empfiehlt sich in jedem Fall ein Rechenzentrum in der EU. Erkunden Sie sich also, wo die Rechenzentren potenzieller Dienstleister liegen. Experten raten nämlich von Standorten in den USA ab.

Wir unterstützen Sie dabei ein passendes Konzept für Ihre digitale Poststelle zu finden

Unser Ziel bei Rhenus Office Systems ist es, langfristig erfolgreiche und sichere Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln. Deshalb analysieren wir vor Implementierung unserer Konzepte die Postprozesse unserer Auftraggeber. Auf Grundlage dessen konzipieren wir gemeinsam mit unseren Kunden eine passende Strategie. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir optimieren die Postprozesse Ihres Unternehmens, damit Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit gewinnen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

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