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Rhenus Office Systems - Pressemitteilungen

Interview mit Jens Kumbrink - Geschäftsführer der Rhenus Office Systems zum Thema „Digitaler Wandel“

Business-Transformation braucht optimale Partner

Digitalisierung ist unaufhaltsam – der digitale Wandel bringt Beschleunigung quer über alle Branchen und Prozesse. Und digitaler Wandel bedeutet radikale Veränderungen – für Märkte, Technik, Mensch und Gesellschaft. Er verlangt eine profunde Transformation des Business – für alle national und international agierenden Unternehmen.

Der Handlungsdruck für Unternehmen ist in Zeiten immer kürzerer Innovationszyklen und digitaler Kundenansprüche enorm hoch – und die digitale Transformation ein Muss, damit erfolgreiche Business-Modelle und Strategien auch in Zukunft noch aufgehen. Digitale Fitness ist es, was Unternehmen dafür benötigen. Doch worauf müssen Unternehmen dabei achten? Gerade bei der Wahl ihrer Partner? Jens Kumbrink, Geschäftsführer bei Rhenus Office Systems, beleuchtet die erfolgreiche Transformation im digitalen Wandel aus der Perspektive seines Unternehmens.

Erfolgreiche Digitalisierung ermöglicht Unternehmen, innovative Produkte und Dienste anzubieten – das ist das eine. Aber auch intern sorgt die Digitalisierung für eine Transformation, über die Prozesse wertschöpfend automatisiert werden. Als Anbieter von digitalem Dokumenten- und Informationsmanagement helfen Sie Unternehmen im digitalen Wandel. Wo sehen Sie dabei die Hauptfaktoren im Unternehmen für den digitalen Erfolg? 

Schnelle Digitalisierung gibt es leider nicht – es geht immer um die systematische Entwicklung von Potenzial. Dabei braucht es weniger die sichtbaren Symbole von Digitalisierung als vielmehr digitale Inhalte. Digitaler Wandel bedeutet für ein Unternehmen deshalb immer auch eine Erneuerung von Prozessen und Strukturen, die von der Führungsebene ausgehen. An bekannten Mustern rigide festzuhalten, ist dabei ein großer Stolperstein.

Natürlich ist es schwierig zwischen dem Klassischen, Alten und dem Neuen, Digitalen keine Grabenkämpfe zu entfachen. Aber die richtige Kommunikation ist hier Trumpf – und entscheidet darüber, ob ein Unternehmen sich auf lange Sicht erfolgreich transformieren kann. Gerade, wenn es um Innovation geht. Dann heißt das, dass es eine Systematik, ein Management von guten Ideen gibt, die in die Realisation gehen können. Innovation muss im Unternehmen Treiber werden – nicht bloßer Leuchtturm. Warum? Weil es nicht einfach darum geht, sich „nach innen“ möglichst schnell zu digitalisieren. Sondern die Herausforderung besteht gerade darin, auf das wirtschaftliche Umfeld zu reagieren, das sich so rasant verändert: auf neue Mitbewerber, die aggressiv in bestehende Märkte drängen. Auf Kunden, die einfach erwarten, dass auch KMU-Unternehmen digitale Lösungen bereithalten, die nach den Standards von Branchenriesen spielen. Und nicht zuletzt: auf die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter. Rhenus Office Systems unterstützt Unternehmen bei der erfolgreichen Digitalisierung als Treiber – wenn es um Dokumenten- und Informationsmanagement sowie um begleitete Prozesse geht.

Worin sehen Sie Ihre Hauptaufgabe, Unternehmen für den digitalen Wandel fit zu machen?

Erfolgreicher digitaler Wandel ist – wie gesagt – ein längerer Prozess. Das operative Geschäft muss mit den Anforderungen der digitalen Zukunft verbunden werden. Transformation ist über den gesamten Zyklus von Dokumenten und Informationen möglich: physisch, vom Papier über die hybride Form, die Digitalisierung, bis hin zur rein digitalen Information. Hier schlummern Potenziale für alle Unternehmen, die von unserer langfristigen Migrationsstrategie als ganzheitlicher Dokumenten- und Informationsmanager profitieren. Für viele Unternehmen sind z. B. bewusst eingeplante Zwischenschritte oder eine Übergangsphase im Hinblick auf Kosteneinsparungen und effiziente Sachbearbeitung sinnvoll – wie mit einem befristeten oder langfristigen BPO von noch physischen Elementen. Denn seien wir mal ehrlich: Kein Unternehmen kann von heute auf morgen auf „total digital“ umstellen. Noch lange werden physische und digitale Daten weiterhin nebeneinander herlaufen. Die Kunst besteht jetzt darin, diese hybride Form zu strukturieren, zu hinterfragen und zu optimieren. Damit am Ende die funktionierende „rein digitale“ Form bei herauskommt.

Was zeichnet die Rhenus Office Systems dabei vor ihren Mitbewerbern besonders aus? Was sind die größten Vorteile für Ihre Kunden?

Unser eigener Anspruch ist: Wenn Kunden an einen Dienstleister für ihre Dokumente und Informationen denken, dann soll das aus gutem Grund die Rhenus Office Systems sein. In der Digitalisierung sind wir seit Jahrzehnten erfolgreich. Für Kunden besteht unsere Kernkompetenz darin, Teile ihrer Infrastruktur an uns als erfahrenen Partner outzusourcen und zu digitalisieren, um ihr operatives Business so zu entlasten. Das können wir mit unseren Niederlassungen in ganz Europa. Unsere Prozesse sind nach DIN ISO 9001 und unsere Projektmitarbeiter nach Prince 2 oder GPM zertifiziert. Mit unserem ISO 27001 Rechenzentrum können wir für Rhenus Office Systems-Kunden sensible Daten sicher und permanent verfügbar in Deutschland hosten. Damit sind wir einer der ganz wenigen Dienstleister – wenn nicht sogar der einzige in Deutschland – der eine 360°-Lösung anbietet. Das heißt, wir betreuen den Kunden über die gesamte Prozesskette – physisch, digital oder in Hybrid-Formen – und übernehmen ebenso ausgegliederte Teilaufgaben im Sinne eines BPO.

Rhenus Office Systems hat dabei als Akten- und Datenträgervernichter angefangen – da ging es um Papier. Wann hat Ihr Unternehmen denn begonnen, sein Geschäft dabei selbst auf die Anforderungen des digitalen Wandels auszurichten?

Die Rhenus Office Systems hat 2006 die Aktivitäten der Cendris übernommen – einer 100%igen Tochter der niederländischen Post TNT. Das Cendris-Portfolio wurde im Bereich des Poststellen-Managements und der Digitalisierung ebenso integriert wie in die Rechnungseingangs- und die Dokumentenverarbeitung. Damit hieß es für uns – Rhenus Office Systems kann komplexe Dienstleistungen aus einer Hand anbieten – physisch wie digital, vom Posteingang bis zur Archivierung. Darüber hinaus profitieren Unternehmen bei eigenen personellen Engpässen von unserem spezialisierten Personalservice: per Arbeitnehmerüberlassung stellt die Rhenus Office PS gerne hochqualifizierte Mitarbeiter mit speziellem Know-how für die Dokumenten- und Informationslogistik sowie für die Sachbearbeitung zur Verfügung. So können Unternehmen ihre Kapazitäten flexibel an ihre Anforderungen anpassen – in einem digitalen, dynamischen Marktumfeld. Vor 2006 hat die Rhenus bereits das Frankfurter Unternehmen „Hahn Service“ übernommen – und bietet seither unter der Firmierung Rhenus Mailroom Services ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio an: vom Outsourcing von Poststellen über Leistungen aus Lettershop, Fulfillment, Info- und Pressepost, Presse, Zeitung, Zeitschrift, Postvertriebsstück, Porto, Portooptimierung bis hin zum Consulting für Post, Kurierdienst usw. Die ursprüngliche Konzentration auf Papierunterlagen – rund um Akten- und Datenträgerentsorgung sowie Archivierung – ist noch immer eine lukrative und ausbaufähige Kernleistung. Aber auch hier eröffnen sich im Zuge der Digitalisierung lohnende Perspektiven.

Und wohin geht die Reise Richtung Zukunft heute? Was sind Ihre Ziele?

Unser Digital Hub arbeitet als Innovationstreiber: Er ermöglicht die Optimierung bestehender Prozesse mit gesteigerter Performance. Einerseits legen wir den Fokus auf die Optimierung von Bestandsprozessen, andererseits auf die ganzheitliche Beratung unserer Kunden, wenn es um ihre Prozesse geht. Innovative Produkte entstehen dabei aus Synergieeffekten.

Wenn es für Kunden um die Prozess-Transformation im Hinblick auf den digitalen Wandel geht, stehen einerseits die Beratung zu den Prozessen und andererseits das Consulting zur eingesetzten IT im Fokus. Wir verfügen dabei im Haus sowohl über ausgewiesene Berater-Kompetenz durch Spezialisten als auch notwendige Branchen-Experten und sichern so für Kunden langfristige Strategien der Migration.

Haben Sie dabei bestimmte Branchen im Fokus?

eHealth und „digitale Patientenakte“ sowie eGovernment sind bestimmende Schlagwörter, wenn es um die Digitalisierung der Gesellschaft geht. Hier gibt es viel Potenzial für uns, als ganzheitlicher Dokumenten- und Informationsmanager an der Gestaltung des digitalen Wandels in Öffentlichkeit und Gesellschaft mitzuwirken. Durch unseren Zukauf der zwei Unternehmen SYNIOS – mit Schwerpunkten in den Bereichen eHealth und eGovernment – sowie der IOS Informations- und Organisations-Systeme GmbH – mit dem Schwerpunkt „medizinisches Dokumentenmanagement“ – sind wir für die Branche Healthcare und öffentliche Verwaltung optimal aufgestellt.

Gerade im Bereich eHealth und eGovernment haben die Themen Datensicherheit und Vertrauen in Cyber Security allerhöchste Priorität. Die Messlatte für Datenschutz liegt hoch. Kann die Rhenus Office Systems Datensicherheit zusichern?

eHealth, eGovernment aber auch die gesamte FinanceBranche sind Bereiche, für die in der Tat die allerhöchsten Datenschutz-Bedingungen gelten. Natürlich bieten wir diesen zuverlässigen Datenschutz, das ist ein absolutes Muss, ohne ginge das gar nicht. Das realisieren wir über verschiedene Maßnahmen: z. B. durch ein Daten-Hosting in Deutschland im Rhenus eigenen Rechenzentrum. Darüber hinaus ist unser digitales Langzeitarchiv revisionssicher – gemäß gesetzlichen Erfordernissen – und sichert die Daten also gegen Fälschungen, sorgt für Wiederauffindbarkeit und verfügt über die notwendige Protokollierung. Der Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten ist für die Rhenus Office Systems Kernkompetenz, denn das war von Anfang an – schon zu „Papier-Zeiten“ – höchster Anspruch. 

Abschlussfrage: Der digitale Wandel ist unaufhaltsam, trotzdem aber kein Selbstläufer. Wo sehen Sie die größten Stolpersteine für ein Unternehmen auf dem Weg in eine digitale Zukunft?

Digitalisierung ist wie gesagt ein langwieriger Verwandlungsprozess, der ein Unternehmen in seiner Grundstruktur verändert. Dabei kann sich kein Unternehmen der digitalen Transformation langfristig verschließen, ohne zu scheitern. Die Disruption ist im vollen Gange. Eine umfassende Transformation vieler Business-Prozesse wird rund um den Globus nötig. Um mit den rasanten Veränderungen erfolgreich Schritt zu halten, brauchen Unternehmen dabei dringend eine umfassend strategische Perspektive. Sie benötigen Data Readiness – mit entsprechenden Systemen. Digital Talent – digitale Fachkräfte, Software-Entwickler & Co. – und Digital Leadership: die Bereitschaft der Führungsebene. Ihre Geschäftsmodelle und Go-to-Market-Strategien müssen sich wandeln – und Unternehmen müssen als „digital natives“ denken, von ganz oben her. Nur nebenbei auch digitale Produkte und Prozesse anzubieten, reicht längst nicht mehr aus – an diesem Denken trennt sich die alte, zu konservative Spreu vom erfolgreichen digitalen Weizen. Unternehmen brauchen eine Transformation im Kern – und eine digitale Roadmap. Und manche Wege sind länger oder schwieriger als andere. Mit Rhenus kann man sie alle gehen: denn die Kunst, physische Welt mit digitaler zu verbinden, gehört gerade zu unserer Expertise.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Kumbrink.

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