Archivierung

Archivierung

Ihr Wissen perfekt archiviert

Unsere Archivdienstleistungen erfüllen höchste Ansprüche: Verglichen mit dem Eigenbetrieb bieten wir besseren Service und niedrigere Kosten – bei maximaler Sicherheit für Ihre Dokumente. Der Umgang mit streng vertraulichen und hoch sensiblen Daten ist unsere Kernkompetenz. Auf der Basis standardisierter Prozesse entwickeln wir individuelle Lösungen für den Betrieb von Schriftgutarchiven und bilden spezifische Ansprüche ab. Damit überzeugen wir seit Jahren Kunden jeder Größenordnung: Zu unseren Auftraggebern gehören der Rechtsanwalt und der niedergelassene Arzt ebenso wie der international tätige Konzern.

Für die meisten Unternehmen bedeutet der Verlust von Datenbeständen ein existenzbedrohendes Risiko. Deshalb handhaben wir Datenträger ebenso sorgfältig und routiniert wie Schriftgut. Das regelmäßige Anfertigen und die sichere Aufbewahrung von Backups gehört zu unseren Standardaufgaben. Wir können jeden Datenträger flächendeckend schnell, sicher und rund um die Uhr bereitstellen. Denn wir wissen: Wenn Sie Ihr Backup wirklich einmal benötigen, dann sofort.

In den bei uns aufbewahrten Daten- oder Schriftgutbeständen können Sie mit Hilfe unseres Online-Systems bequem von Ihrem Schreibtisch-PC aus recherchieren. Elektronisch gespeicherte Dokumente lassen Sie sich direkt am Bildschirm anzeigen. Physisch archivierte Unterlagen können Sie online anfordern. Archivgut stellen wir standardmäßig binnen 24 Stunden zur Verfügung. Im Expressverfahren liefern wir die gewünschten Dokumente beispielsweise per Scan-on-Demand innerhalb kürzester Zeit. Die Bereitstellung erfolgt auf Wunsch in unserem Online-Archiv, per verschlüsselter E-Mail oder über einen SFTP-Server.

Wie detailliert bei uns aufzubewahrende Dokumente und Akten klassifiziert werden, entscheiden Sie: Wichtige Dokumente werden einzeln erfasst, für Routinevorgänge genügt häufig die kostengünstigere Gruppenablage. Für alle Dokumente und Akten lassen sich Wiedervorlage-, Erinnerungs- und Mahnfunktionen implementieren. Die Historie der Zugriffe wird in der EDV – auch über den Zeitpunkt der Vernichtung hinaus – gespeichert und lässt sich später lückenlos nachvollziehen. Unser System und unsere Prozesse sind revisionssicher.

Die Arbeitsprozesse in unseren Hochsicherheitsarchiven sind nach ISO 9001, ISO 27001 und teilweise nach GLP zertifiziert. Für alle Sicherheitsarchive haben wir im Rahmen des Business Continuity Management einen Notfallplan zur Gewährleistung des Betriebs in Krisensituationen entwickelt.

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